医院综合档案室作为医院的主要档案信息来源,其职责是收集、整理、保管并提供利用与医院各项工作相关的各种信息资源,为所需者提供服务。近年来,随着医院工作的不断深入,医院综合档案室过去传统的管理服务方式已不能适应医院现代发展的需要。面对新形势新挑战,笔者认为新形势下搞好医院综合档案建设,应解决好以下几个问题。
一、进行调查研究,做好档案工作目标任务的调整
随着时代发展,医院的总体工作策略、工作结构、工作目标在不断调整,因此,医院综合档案室的工作目标、工作范围也要根据医院总体工作变化情况适时进行调整。同时,也要求综合档案室工作人员要进行调查研究,了解掌握医院各项工作对档案信息的需求情况,为档案工作的调整提供科学依据。
这就要求档案工作人员必须经常深入到科室,了解科室的工作计划、工作目标、工作重点;了解临床、教学、科研人员对各类档案的需求情况,对医院开展的科研新项目、重大建设工程、重大决策的调整与实施实行档案跟踪服务。
二、培养档案管理专业人员,提高档案管理业务技能
档案工作作为一项基础性工作,有其自身的规律特点和技能。用档案学的观点来审视档案工作,可以得出这样的结论:没有一支有专长、有素质、懂业务、富有开创精神的工作队伍,综合档案室的工作职能就不能得到有效发挥。
因此,在新形势下,迅速提高档案管理人员的业务素质、专业知识水平、深化知识结构,造就一支适应新形势的档案工作队伍势在必行。所以,有条件的医院应让档案人员到档案工作搞得比较好的省市大医院进行进修学习培训,档案工作人员还应通过自学、电大、函大等形式,学习档案工作的新知识、新技术,使得档案工作更加规范化、标准化。
三、加强档案室职能化建设
档案工作在医院整体工作中的从属性,决定了它的发展必然受到医院各方面条件的限制,档案工作人员要不等不靠,努力创造条件,积极主动地开展工作。
工作人员可以根据医院工作的特点、重点、发展方向,有针对性地搞好档案信息服务;通过各种方式方法,宣传介绍档案的管理利用情况以及取得的编研成果,使人们对档案的作用以及不可替代性有更深刻的认识;利用现代化手段对档案进行存贮、分类、检索和开发,使档案管理的现代化列入单位现代化管理计划;采取多种方式措施使档案工作向纵深处发展。
四、建立档案信息管理网络,实现资源共享
建立医院档案管理网络,实现资源共享,对搞好医院综合档案室建设有积极的推动作用。现在各档案室的管理、设施配备水平不一,信息协作网络还不完善,实现联机困难很多,应由档案、卫生有关部门组织协调,实现档案室之间相互协作,优势互补;并从档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等环节的规范化着手,组织培训学习班;推广使用通用性、兼容性强的计算机型和软件系统,为实现档案管理的科学化、现代化,为建立计算机数据库打下基础,最终形成标准化、科学化、多层次的档案工作网络体系。
(作者单位:滨州市人民医院)
